Del encuentro tomaron parte el presidente y el secretario general de AIPS América, Gabriel Cazenave y Gerardo España, el presidente de Acord Colombia (a la vez vicepresidente para Sudamérica de AIPS América), Carlos Julio Castellanos, y el presidente de Acord Antioquia, Anselmo Quiroz.
La sede del evento será Medellín, capital del departamento de Antioquia, y Colombia, como anfitriona de la primera edición de este evento, ofrece a las asociaciones nacionales hasta quince lugares con hospedajes, alimentación y transporte interno incluidos. Quedará a cargo de estas llegar hasta la sede del evento.
La reunión ratificó además que los deportes en competencia serán atletismo, fútbol de salón (equipos de 5 integrantes), ajedrez, tenis de mesa, bowling, billar.
Como se sugirió en el Congreso de Manaus, se tendrán en cuenta también el básquetbol y el tenis de campo, toda vez que haya un número mínimo de equipos y jugadores inscriptos.
En los próximos días la secretaría general de AIPS América dará a conocer una circulas oficial al respecto.